Når arkivet er 25 år og gått ut av administrativ bruk, skal det avleveres til et arkivdepot, et byarkiv. Byarkivaren er leder for depotfunksjonen, byarkivet.

Avlevering av arkiv til et arkivdepot innebærer at arkivdepotet overtar det løpende ansvaret for arkivmaterialet
(jfr Riksarkivaren Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kapittel 2.2.1). Byarkivaren får altså ansvaret for den videre håndtering og bruk av materialet. Dette gjelder i forhold til alle enheter – når arkivene er avlevert, er dette byarkivarens ansvar, ikke arkivtjenestens. Byarkivet skal sørge for å ta imot avleveringer fra alle virksomhetene i kommunen, lage rutiner for avlevering og bruk, sørge for at materialet er tilgjengelig, at konfidensielle opplysninger ikke slipper ut, sørge for at opplysninger som kommunen har samlet inn for ett formål ikke benyttes for et annet formål (personregistre) etc.

Alle bevaringsverdige arkiver som skapes i kommunen, på alle lagringsmedier, skal være oppbevart og ordnet slik at dokumentasjonen er tilgjengelig for samtid og ettertid. Byarkivet skal også sørge for å spre kunnskap om Tromsø bys historie og øke interessen for arkivet som kildemateriale. Formålet er bevaring av arkiv for rettslig og kulturell/forskningsmessig bruk.

Depotfunksjonen er under oppbygging og det er derfor ennå ikke laget rutinebeskrivelser for avlevering eller bruk av arkivmaterialet.